Werkdruk verminderen? Zo creëer je als notaris een efficiënt werkproces
Als notaris heb je een hoop administratie en actualiteiten om bij te houden. Het is vaak moeilijk om dit proces overzichtelijk te houden. Maar is er eenmaal een goede flow ingericht? Dan voorkom je zowel het maken van fouten als het ontstaan van een te hoge werkdruk. Om jou als notaris op dit gebied te ondersteunen heeft Quantaris Qu-Notary Registergoed ontwikkeld: een beheer- en informatiesysteem in één.
De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) deed onderzoek naar de werkdruk binnen een gemiddeld notariaat. Het blijkt dat één op de vier respondenten vijf tot negen uur per week overwerkt. Dit heeft met verschillende factoren te maken. Denk bijvoorbeeld aan de verwachtingen van wat een individuele notaris kan betekenen in bijvoorbeeld fraudepreventie; deze zijn soms hooggespannen. Al met al zorgt het voor veel werkdruk. Wat een steuntje in de rug kan bieden, is een goed functionerend systeem dat het werkproces versimpelt. Maar waaraan moet deze oplossing onder andere voldoen?
1. Met een goed werkproces bespaar je tijd
Wie een goed georganiseerd werkproces heeft, is veel minder tijd kwijt. Het is nog weleens een uitdaging om alles risicoloos te automatiseren. Om er zeker van te zijn dat dit goed gebeurt, is het daarom van belang een systeem uit te kiezen waarin je zelf kan bepalen wat je wel en niet wilt automatiseren. Zo houd je het heft altijd in eigen hand, maar voltooi je een aantal stappen in het werkproces toch sneller dan voorheen.
2. Voorkom fouten, waardoor de werkdruk afneemt
Wanneer een medewerker binnen het notariaat één klein detail mist, kan dat al vervelende gevolgen hebben. Veel fouten worden gemaakt door onoverzichtelijkheid of grote drukte in het notariaat. Dat heeft impact op de volledigheid van dossiers en zorgt voor nog meer werkdruk. Wanneer de gehele workflow zich afspeelt in één systeem, worden onnodige fouten voorkomen.
3. Veiligheid van vertrouwelijke gegevens staat centraal
Misschien wel de grootste zorg van elke notaris: de veiligheid van vertrouwelijke gegevens. De angst dat er iets uitlekt of verdwijnt is natuurlijk altijd aanwezig en de gevolgen daarvan zijn onoverzienbaar. Een goed systeem wordt echter continu geüpdatet en door specialisten onderhouden. Veiligheid, gebruiksvriendelijkheid en een goede service moeten voorop staan.
Maar waar vind je een systeem dat aan al deze eisen voldoet?
Maak kennis met Qu-Notary Registergoed
Quantaris heeft alle functies van het huidige Beheer en Informatie Systeem (Qu-BIS) samengebracht in een all-in-one oplossing, genaamd: Qu-Notary Registergoed. Dit is een compleet nieuwe workflow, heeft een gloednieuwe interface en geeft een compleet overzicht van je dossiers inclusief de status ervan. Qu-Notary Registergoed is de ideale basis voor aktenproductie: je wordt als het ware door je eigen werkproces heen geleid.
Qu-Notary Registergoed is geschikt voor elk notariskantoor. Het zorgt voor snelle en complete werkprocessen: het brengt een gezamenlijk digitaal platform voor het gehele kantoor.
Om je te ontzorgen maakt Quantaris de drempel naar veilige automatisering en innovatie zo laag mogelijk. Samen met onze consultants kun je bepalen hoe Qu-Notary Registergoed binnen jouw kantoor kan worden ingezet. Neem snel contact met ons op voor meer informatie of lees onze productpaper!