Hybride werken is niet meer weg te denken. Tegelijkertijd heb je als notaris de wettelijke verplichting om vertrouwelijke informatie van cliënten veilig te bewaren. Je komt voor veel uitdagingen te staan. Hoe kan je op een efficiënte en veilige manier hybride werken? Deze nieuwe ICT trends helpen je daarbij.

Trend 1 – Hybrid cloud: veilig en makkelijk
Om remote en hybride te werken, kun je de servers niet meer op kantoor laten staan. Het moet allemaal in ‘de cloud’, zodat de collega’s die niet vanuit kantoor werken er ook bij kunnen. Cloud diensten komen in drie verschillende ‘smaken’: public-, private- en hybrid cloud.

Bij een public cloud maak je gebruik van een dienst die wordt aangeboden aan meerdere klanten. Je deelt de infrastructuur met anderen. Voor gevoelige informatie wellicht niet zo veilig, maar het biedt wel gebruikersgemak als je al bekende software gebruikt.

Bij een private cloud gebruik je een cloud omgeving op maat, die alleen voor jouw organisatie beschikbaar is. Nadeel hiervan is dat er specialistische kennis nodig is voor de inrichting en het onderhoud er van. Het is daardoor ook een stuk duurder.

Maar wat als je de gemakken van een public cloud met de veiligheid van een private cloud kunt combineren? Hybrid cloud kan dan een oplossing zijn, want het is een combinatie van beide. Zo kan je nog steeds gebruik maken van bijvoorbeeld Office 365 applicaties, maar voor de vertrouwelijke documenten een private cloud gedeelte gebruiken.

“Tijdens de corona pandemie kon ons ondersteunend personeel niet thuiswerken, want wij wilden als notarissen niet dat ze thuis toegang hadden tot alle documenten. Met een hybrid cloud, had dit wellicht wel gekund, dan hadden we het makkelijk van elkaar kunnen scheiden,” aldus een kandidaat-notaris werkzaam in het notariaat op Curaçao.

Trend 2 – Hyperconvergence: efficiëntie en flexibiliteit
Hyperconvergence is een technologie die ervoor zorgt dat complexe datacenterstructuren worden teruggebracht naar één overzichtelijk all-in-one systeem. De software bepaalt de volledige aansturing en het beheer van het systeem. In een traditionele ICT-infrastructuur zijn servers, opslag, netwerk en virtualisatie strikt gescheiden, bij hyperconvergence zit alles in één unit.

Systemen schalen en uitbreiden wordt super eenvoudig, doordat alles via de software beheerd wordt. Fysieke uitbreidingen in servers kunnen makkelijker plaatsvinden. Processoren en opslag kunnen worden toegevoegd, zonder dat gebruikers overlast ervaren en er (nog) efficiënter gewerkt kan worden. Bovendien zijn gegevens niet gebonden aan een enkel, kwetsbaar stuk hardware. Klantgegevens en andere gevoelige data zijn daardoor enorm goed beveiligd.

De kandidaat-notaris zegt er het volgende over: “Op Curaçao gebruiken maar drie van de zeven notariskantoren speciale software. We zijn nog niet zo ver, maar overwegen wel een flinke inhaalslag te maken op ICT gebied. Zodra we genoeg budget hebben en er een nieuwe notaris benoemd is op ons kantoor, zijn dit interessante mogelijkheden.”

Trend 3 – Tweefactor authenticatie: twee sleutels op je digitale slot
Met behulp van twee factorauthenticatie kun je via twee beveiligingslagen inloggen in belangrijke accounts. De identiteit van de gebruiker wordt vastgesteld door middel van twee factoren. Denk aan een digitale deur die je met twee sleutels opent. Dit kan naast het invoeren van een gebruikersnaam en wachtwoord, bijvoorbeeld ook een sms code, vingerafdruk of gezichtsherkenning zijn.

Trend 4 – SSL VPN: de privétunnel voor remote werkers
Is veilig buiten kantoor werken ingewikkelder dan veilig op kantoor werken? Nee, zolang de toegang centraal geregeld is. Op kantoor wordt je apparatuur beschermd door middel van een firewall. Met thuiswerken gebeurt hetzelfde, alleen die beveiligde verbinding wordt – middels een SSL VPN – softwarematig opgezet.

Een Virtual Private Network (VPN) die beschermd is met de Secure Sockets Layer (SSL) protocol biedt een uitstekende manier om externe gebruikers veilig te voorzien van de middelen van een intern netwerk. VPN is te vergelijken met een privé-tunnel waar alleen jij door heen kan. Het systeem legt een aparte, versleutelde verbinding tussen jouw apparaat en de internet pagina of dienst die je wilt gebruiken. Zo kom je vanuit huis of een andere locatie toch op het netwerk van je kantoor. Anderen kunnen je verstuurde en ontvangen data niet zien. Je locatie traceren lukt evenmin.

Ontzorgen en tijdig updaten
Dan is er nog een belangrijk aspect die je niet mag vergeten en dat is op tijd updaten. Via onze dienst Qu-Cloud gaat dat heel makkelijk. Qu-Cloud werkt perfect samen met de bovengenoemde trends en is speciaal ontwikkeld voor elke gebruiker van Qu-Notary.

Om je als notaris te ontzorgen krijg je er met Qu-Cloud een betrouwbare ICT-partner bij. Independent-ICT richt Qu-Cloud voor je in én je krijgt een persoonlijke consultant voor al je vragen en begeleiding.

Benieuwd naar de ervaringen van andere notarissen die Qu-Cloud al gebruiken? Lees dan de klantcase van Heemskerk & Feijen Notarissen in Den Haag.

Meer weten? In deze whitepaper gaan we dieper in op de bovengenoemde ICT-trends.