Zo werken jouw mensen veilig en effectief thuis

Nederland zit voorlopig in lockdown. Zeker binnen kennisintensieve beroepen als het notariaat wordt weer zoveel mogelijk thuisgewerkt. Meestal gaat dat goed, maar door de lange duur van de coronapandemie neemt het aantal uitdagingen rondom thuiswerken wel toe. Tijd voor enkele praktische tips.

In januari is begonnen met het vaccineren tegen corona in Nederland. Het was een moment waarnaar veel mensen uitkeken. Want de tweede lockdown wordt als zwaarder ervaren dan de eerste. Nadat veel werknemers vanaf maart de voordelen van thuiswerken ontdekten, lopen ze inmiddels ook tegen hun grenzen aan.

Zo signaleren fysiotherapeuten meer klachten aan de arm, nek en schouders. Ook blijkt thuiswerken voor sommige mensen psychisch belastend. Het kan nog wel geruime tijd duren voordat de overheid haar maatregelen versoepelt, dus het is belangrijk deze uitdagingen serieus te nemen. Want waar moet je op letten als je medewerkers laat thuiswerken?

1. Controleer of de basistechnologie in orde is

Tijdens de eerste lockdown werden werknemers nog wel eens naar huis gestuurd zonder dat de werkgever wist of de technologie thuis op orde was. De grootste problemen zijn inmiddels verholpen, maar het kan geen kwaad om toch nog eens te checken of een werknemer over de juiste spullen beschikt.

Staat er bijvoorbeeld antivirussoftware op zijn device en is dit apparaat snel genoeg voor complexe taken? Omdat jouw medewerkers werken met gevoelige (persoons)gegevens, kan het zinvol zijn óf een laptop van de zaak aan te bieden óf een beveiligde werkomgeving te verzorgen.

2. Maak duidelijke afspraken en plan overleg

Thuiswerkers beoordeel je niet op aanwezigheid, maar op output. Uiteraard maak je afspraken over wanneer je met je collega’s wilt kunnen overleggen, maar voor de rest meet je prestaties af aan de output. Een kleine cultuurverandering voor veel notariaten, maar veel werknemers zullen je positief verrassen.

Medewerkers blijken geregeld contact met de manager wel op prijs te stellen, zo lang dit motiverend en niet controlerend is. Videobellen is een goede tool om de communicatie persoonlijk te houden.

3. Zorg goed voor je mensen

Een goede werkplek voldoet aan de Arbo-eisen. Was dit tijdens de eerste golf een ondergeschoven kindje? Dan is het verstandig alsnog in gesprek met je werknemer te gaan of deze een gezonde werkplek heeft.

Maar vergeet zeker niet de psychische aspecten. Beeldschermwerk zonder af en toe een praatje bij de koffieautomaat kan erg belastend zijn. Plan geen videovergaderingen in die langer duren dan een halfuur (of pauzeer geregeld) en stimuleer dat jouw werknemers af en toe een frisse neus halen.

4. Denk aan de digitale veiligheid

Jouw data zijn jouw meest waardevolle bedrijfskapitaal. Wanneer medewerkers met een laptop of een ander device thuiswerken, is de kans op een datalek groter. Zeker in het kader van de AVG een nachtmerrie voor elke notaris…

Een waterdichte thuiswerkplek is daarom op zijn plek. Idealiter wordt gewerkt door middel van een beveiligde toegang, ook wel een tunnel genoemd. Met een VPN-dienst kan het personeel zo een veilige verbinding leggen naar kantoor. Meer securitytips delen we in onze Whitepaper

Digitale veiligheid in 2021

Als de vaccinatiecampagne voorspoedig verloopt, gaan jij en je collega’s binnenkort weer vaker naar kantoor. Afhankelijk van de vaccinatiegraad van de bevolking zal dit in Q1 wellicht nog mondjesmaat gebeuren en later steeds vaker.

Toch zal het einde van corona niet het definitieve einde van het thuiswerken zijn. We hebben nu de voordelen van het thuiskantoor ervaren en zullen daar – met mate! – van blijven profiteren. Trendwatchers spreken al van ‘hybride werken’, dat wil zeggen een mix van werken op kantoor, op locatie/thuis of een combinatie daarvan.

Deze nieuwe ontwikkeling maakt de veiligheid van je systemen belangrijker dan ooit. Vraag jij je af of er nog zwakke plekken in jouw notariaat zitten? Met onze Whitepaper helpen we je de gaten te dichten.